L’institution dresse une série de recommandations pratiques qui peuvent faciliter la préparation et l’exécution de la présentation orale.
1. Préparation de la présentation orale
1.1. Gestion préalable de la présentation orale
Après la remise du Mémoire final, le directeur de projet final contacte le Secrétariat des présentations orales pour fixer une date et heure pour la présentation. Le secrétariat gère l’étudiant et le jury les possibilités d’horaire et de date et confirme le type de présentation (présentielle ou par vidéoconférence).
Une fois que la date et l’heure sont confirmées, toutes les parties concernées recevront un courrier électronique du Secrétariat des présentations orales avec les informations pertinentes : lieu de la défense, date et heure de début et composition du jury. Lorsque la présentation orale est virtuelle, un lien d’accès à la salle est également envoyé.
La salle est personnalisée pour chaque étudiant. Si on perd le mail avec le lien d’accès, on peut également y accéder à travers l’icône Salle virtuelle qui apparaît dans l’espace de Projet final des étudiants qui sont à la Tâche 8.
1.2. Moyens techniques
Les sièges ont à la disposition de l’étudiant des ordinateurs, des connecteurs et un projecteur. Si un élément supplémentaire était nécessaire, il faudrait en confirmer avec le siège la disponibilité. Les étudiants qui effectuent la Présentation orale depuis un lieu non officiel (leur domicile, leur lieu de travail…) doivent veiller à respecter les exigences techniques nécessaires (ordinateur, microphone, chambre, internet…) et garantir que la défense ne subisse aucune interruption.
1.3. Temps de la présentation
Au moment de planifier la présentation orale on doit tenir compte des temps de la présentation suivants.
- Présentation de l’acte et jury évaluateur : 1-2 minutes.
- Temps de présentation de l’étudiant : 20 à 25 minutes
- Séance de questions du jury évaluateur : jusqu’à 10 minutes
- Temps de réponse de l’étudiant : 10 minutes.
- Temps pour la résolution du jury d’évaluation sur la note globale de la thèse ou Projet final : 10 minutes.
1.4. Structure de la présentation
La présentation doit suivre la même structure que le travail écrit, c’est-à-dire reprendre tous les chapitres, comme le montre le modèle de présentation :
- Titre du travail (avec nom de l’étudiant et directeur)
- Introduction – Problematiqué – Objectifs (général et specifiques)
- Méthodologie
- Résultats
- Conclusions
- Structurez votre présentation sous forme de sections qui vous guideront durant la présentation. Étudiez ce dont vous parlerez pour chaque section.
1.5. Matériel d’appui
- Téléchargez et utilisez le modèle suivant pour la présentation.
- Respectez les marges des diapositives. Veillez à ce que rien ne soit en dehors de ces limites pour ne pas nuire à leur présentation.
- N’utilisez jamais une police plus petite que 20 car cela rend difficile la lecture de la part des spectateurs.
- De préférence, utilisez une source Arial ou Calibri, taille 24 à 36 pour le corps du texte, et taille 40 pour le titre de chaque dispositif.
- Conservez la couleur du texte utilisé dans le titre des diapositives.
- La présentation doit avoir entre 9 et 12 diapositives, au maximum.
- Dans l’élaboration des diapositives, soyez bref. N’oubliez pas que le jury évalue également votre capacité de synthèse.
- Ne remplissez jamais une diapositive avec du texte. Vous perdrez beaucoup de points en plus de rendre la présentation monotone.
- Présentez des images lorsqu’elles sont réellement importantes dans votre travail, en particulier celles relatives aux matériels et aux méthodes et résultats.
- Attention aux ressources audiovisuelles : Utilisez-les lorsqu’elles sont réellement importantes dans votre travail. Ne pas utiliser de ressources très longues.
1.6. Répétitions précédentes
- Rappelez-vous que vous aurez de 20 minutes maximum pour présenter la synthèse de l’ensemble de votre travail. Il est préférable d’être bref que de dépasser le temps alloué.
- Si possible, réalisez votre présentation auprès de collègues et membres de la famille et demandez des suggestions.
- L’acte de présentation est un moment qui génère une certaine anxiété : c’est normal. L’une des meilleures façons de la gérer, c’est de s’entraîner auparavant.
1.7. Révision finale
Il est recommandé d’effectuer une dernière lecture, tant du matériel d’appui que de ce que vous avez l’intention de présenter. Certains points clés à revoir :
- La justification de l’étude apparaît-elle dans l’introduction ?
- Existe-t-il une cohérence entre objectifs, méthodes, résultats et conclusions ?
- Les principaux résultats sont-ils correctement mis en surbrillance ?
2. Conseils de présentation
2.1. Points clés
- Vous devez disposer de suffisamment de temps pour la présentation orale.
- Assurez-vous d’avoir le fichier PowerPoint ou PDF sur l’ordinateur qui va vous allez utiliser pour la présentation.
- Il est recommandé d’avoir plus d’une copie sur différents supports (Cloud, Pendrive, email) au cas où la copie principale tomberait en panne.
- Vérifier la compatibilité du logiciel. La version actuelle fonctionne avec Adobe Flash Player, ce qui peut poser des problèmes si vous effectuez la présentation virtuellement en utilisant Safari. Dans ce cas, Chrome ou Mozilla sont les plus compatibles.
2.2. Conseils de présentation : développement
- Faites en sorte dans votre travail que l’approche, le développement et la conclusion soient complètement clairs.
- Attention au ton, à la gestuelle et à la position.
- Assurez-vous de regarder le jury ou lors de la présentation virtuelle, la caméra.
- Respecter le temps de présentation de 20 minutes maximum. Vous perdrez des points si vous dépassez cette limite ou que vous terminez bien avant le temps défini.
- S’il y a des erreurs dans les diapositives, mentionnez brièvement la correction et continuez avec la présentation.
2.3. Conseils de présentation : conclusion
- Veillez à la fin de votre présentation d’avoir bien atteint les objectifs définis dans l’introduction.
- Vous pouvez inclure à la fin une analyse personnelle des limitations du travail (tout ce qui vous souhaitiez avoir fait et qui n’a été possible, facteurs qui ont porté préjudice à la bonne exécution du travail).
- Il n’est pas nécessaire de présenter les références bibliographiques consultées.
- Marquez la fin de la présentation. Par exemple, avec un « merci beaucoup ».
2.4. Réponses aux questions du tribunal
- Soyez prêts pour les questions du jury.
- Faites des lectures complémentaires , si vous l’estimez nécessaire, pour vous préparer à l’acte de présentation.
- Soyez toujours ouvert aux suggestions/critiques.
- Si vous ne savez pas répondre, reconnaissez-le. Donner des réponses incohérentes ou éloignées de la réalité est préjudiciable.
- Répondez toujours en vous montrant sûr de vous.
- Remerciez les contributions apportées par la Commission.
- N’oubliez pas que le jury d’évaluation n’est pas présent pour défier les connaissances de l’étudiant sur le sujet. Il s’agit seulement d’un moment d’échange et de suggestions pour l’amélioration du travail. Nous savons que c’est un moment très important pour l’étudiant et où il est difficile d’être calme, mais prenez-le comme une belle opportunité car personne ne connaît mieux son travail que celui qui l’a réalisé et le moment est enfin arrivé de terminer une phase de croissance professionnelle.
3. Après la présentation
3.1. Délibérations du jury
Après les questions du jury, l’étudiant doit sortir de la salle (ou on demandera d’interrompre la séance de vidéoconférence) pour que les membres du jury délibèrent. Ensuite, on communiquera à l’étudiant la note obtenue. L’évaluation finale se fonde sur le Rapport d’évaluation du projet final de Master
3.2. Demande de diplôme de Master
Après la présentation, le jury téléchargera les notes sur le système de gestion, on confirmera que le reste du dossier est correct et on le clôturera. C'est à ce moment-là que l'étudiant peut démarrer la demande de son diplôme de Master.
N'oubliez pas que pour résoudre tout doute concernant la gestion ou le développement de la présentation présentielle, vous pouvez consulter le Secrétariat de présentations orales.